La stampa gestita di Brother

La stampa gestita di Brother permette di migliorare la produttività dei documenti, la sicurezza dei dati e la sostenibilità dell’ambiente

La rivoluzione tecnologica e la stampa gestita offerta da Brother

La rivoluzione tecnologica che sta attraversando il mondo coinvolge numerosi attori e si traduce nella digitalizzazione. Tra le principali figure in gioco ci sono le istituzioni, le imprese e i singoli individui. Una delle più significative innovazioni causate dalla trasformazione digitale è quella che riguarda la gestione dei numerosissimi documenti delle organizzazioni. Queste, infatti, sono chiamate ad adattare i tradizionali cartacei all’interno dei nuovi processi digitali. Proprio la razionalizzazione del processo di stampa è uno degli obiettivi che Brother cerca di raggiungere tramite i servizi di stampa gestita, con cui supporta grandi società e PMI nel percorso verso il nuovo paradigma digitale.

Digitalizzazione: panorama italiano ed europeo

All’interno dell’Agenda Digitale, documento strategico-programmatico con cui ogni Paese europeo si impegna a incentivare l’innovazione digitale, vengono descritte anche le modalità di questa evoluzione tecnologica. In Italia gli obiettivi sono riassunti nella Strategia Italia 2025, che identifica tre sfide, collegate anche agli obiettivi di sviluppo sostenibile delle Nazioni unite. Una società digitale; un obiettivo innovazione e uno sviluppo sostenibile e inclusivo.

La digitalizzazione dei processi e delle strutture si traduce in un traguardo ambizioso anche alla luce della posizione del nostro Paese, ancora nelle “retrovie”. In base alla classifica 2020 del Digital Economy and Society Index (DESI), infatti, l’Italia risulta in 25^ posizione su 28 Stati membri dell’UE. La posizione ricoperta ci vede davanti soltanto a Romania, Grecia e Bulgaria, con un risultato di 9 punti inferiore alla media europea (43,6 vs 52,6).

Il Cloud e la rivoluzione del lavoro

In questo senso, sia le imprese sia gli individui tentano di dare il loro contributo alla trasformazione. Accanto agli sforzi di questi ultimi, si afferma anche un fenomeno della “migrazione” del flusso documentale verso soluzioni che utilizzano il cloud. Sebbene il cloud sfrutti la possibilità di trasferire documenti su diversi dispositivi tramite connessione internet, questo processo non elimina la produzione cartacea. Al contrario, permette nuovi spunti per rendere gli spostamenti più efficienti e gestire al meglio le necessità di produttività, sicurezza dei dati e controllo delle procedure e dei costi.

Mercato Cloud in Italia e la stampa gestita

Uno studio condotto dal Politecnico di Milano, ha mostrato che il mercato cloud in Italia è cresciuto del 20% nel triennio 2018/2020. Parallelamente si è affermata l’esigenza di servizi di gestione documentale in linea con le nuove richieste imposte dalla digitalizzazione. I servizi di stampa gestita (Managed Print Services) forniti da Brother sono la soluzione per ottenere la totale gestione del flusso documentale in ambito lavorativo. Grazie alla stampa gestita si garantisce la possibilità di automatizzare il lavoro, aumentare la produttività e migliorare la sostenibilità aziendale.

Inefficienze nei flussi di stampa

Per individuare le inefficienze nella stampa e di conseguenza le aree che necessitano un intervento, il primo passo da compiere riguarda l’analisi dell’ambiente di stampa. L’eliminazione dei divari nella produzione contribuisce, infatti, alla creazione di una nuova “cultura della stampa” ed è un’operazione capace di generare risparmi al di sopra del 25%, con punte fino al 40%.

Quali sono le inefficienze che la stampa gestita può risolvere?

Per prima cosa, le macchine in commercio risultano inadatte alle realtà aziendali (inferiori o superiori ai reali bisogni). Inoltre, è possibile che queste non siano adeguate alle richieste di privacy, sicurezza e di distanziamento sociale imposte di recente dalla pandemia di Covid-19. A questo se ne sommano altri. Inadeguata gestione delle scorte, difficoltà nella scelta sulla stampa a colori e basso utilizzo della funzionalità di stampa fronte-retro. L’inefficienza legata ai flussi di stampa si riflette anche su altre aree aziendali, come il reparto IT (Information Technology). Alcuni analisti, ad esempio, hanno rilevato che in molte organizzazioni il 50% delle chiamate ricevute dal servizio di assistenza clienti riguarda criticità legate alle stampanti.

Le parole d’ordine della stampa gestita: produttività, sicurezza e sostenibilità

La stampa gestita è la risposta alle lacune nate da un ambiente di stampa inefficiente. I servizi che la stampa gestita offre, si affiancano alla ormai imprescindibile presenza del cloud nelle organizzazioni aziendali. L’obiettivo di un’azienda funzionale è dunque quello di operare in un ecosistema lavorativo in grado di garantire produttività, sicurezza e sostenibilità dei costi e ambientale.

In primo luogo, i servizi della stampa gestita accelerano la produttività aziendale grazie all’ottimizzazione dei processi legati ai flussi documentali. I software di gestione di stampa semplificano le operazioni e consentono di monitorare tutti gli “ordini” di stampa inviati (sia da dispositivi mobili che fissi). A questo si aggiunge la prevenzione di eventuali blocchi della stampante grazie a un monitoraggio costante dei dispositivi associati e all’aggiornamento continuo dei software.

La sicurezza delle informazioni

Che si tratti di formato digitale oppure di stampa cartacea, la protezione delle informazioni è il principio del corretto funzionamento di tutta la macchina aziendale. Brother garantisce il controllo delle stampe in uscita mediante l’assegnazione di password a ogni utente. In questo modo ogni persona avrà funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso l’utilizzo di schede di identificazione NFC (Near Field Communication) o Pin. Inoltre, dal momento che non sono presenti dischi fissi, si offre un’ulteriore sicurezza contro le violazioni informatiche e l’hackeraggio dei documenti contenuti negli hard disk. Per impedire fughe di dati, invece, tutti i dispositivi laser di fascia alta sono dotati delle funzionalità di sicurezza dei protocolli criptografici.

Il software SecurePro

Il software di gestione della sicurezza SecurePro, infine, consente di migliorare e limitare l’impatto ambientale grazie alla gestione degli accessi e al monitoraggio dell’infrastruttura di stampa. Tra le soluzioni più sostenibili, si configura il Pull Printing, che crea una “coda virtuale” dei documenti inviati alla stampa, garantendo il controllo da remoto e il ritiro soltanto all’utente in grado di autenticarsi “fisicamente”.